Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Uudenmaan Aurinkovoima Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 11.04.2022

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan Aurinkovoima, Hermannintie 3 F, 11710 RIIHIMÄKI

Y-tunnus: 3274604-2

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sam Anckar, info@uudenmaanaurinkovoima.fi  +358 405957079

3. Rekisterin nimi

Uudenmaan Aurinkovoima Oy:n asiakasrekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja

yksiselitteinen)

tai

– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

tai

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito sekä mainonnan kohdentaminen ja markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, asennuskohteiden tiedot, tarjous- ja sopimustiedot, viestintähistoria (sähköposti, WhatsApp, puhelinkeskustelujen muistiinpanot ja litteroinnit) sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. uudenmaanaurinkovoima.fi verkkosivun www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, WhatsApp-viestien kautta, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan luovuttaa rahoituskumppaneille (kuten Santander) tarjousprosessissa asiakkaan suostumuksella. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle käytettävien palveluntarjoajien (kohta 11) infrastruktuurin kautta, jolloin siirroissa noudatetaan EU-komission hyväksymiä vakiolausekkeita ja muita lainmukaisia suojatoimia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Pääsy asiakastietojärjestelmään (Microsoft Dataverse) vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja kaksivaiheisen tunnistautumisen.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Käytetyt tietojärjestelmät ja palveluntarjoajat

Asiakas- ja markkinointitietojen käsittelyssä käytetään seuraavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä (GDPR art. 28). Kunkin palveluntarjoajan kanssa on solmittu asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.

Microsoft Corporation / Microsoft Ireland Operations Ltd. — Dataverse-asiakasrekisteri, Microsoft 365 (sähköposti, kalenteri, tiedostot), Azure-pilvipalvelut (EU-alue)

Meta Platforms Ireland Ltd. — WhatsApp Business API asiakasviestintään. Tietosuojakäytäntö: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy

Twilio SendGrid — markkinointisähköpostien lähetys ja seuranta

Anthropic PBC — tekoälypalvelu puhelumuistioiden automaattiseen yhteenvetoon ja viestiluonnoksiin. Tietoja ei käytetä mallin koulutukseen.

Domainhotelli Oy — verkkosivujen hosting

WordPress / Divi — verkkosivujen julkaisujärjestelmä

12. Käytetyt tietojärjestelmät ja palveluntarjoajat

Käytämme WhatsApp Business -palvelua (Meta Platforms Ireland Ltd.) asiakasviestintään. Kun lähetät meille WhatsApp-viestin tai vastaanotat viestin meiltä:

Viesti välittyy Metan WhatsApp-infrastruktuurin kautta

Viestin sisältö, lähettäjän puhelinnumero ja aikaleima tallennetaan asiakasrekisteriimme asiakassuhteen hoitamista varten

Voit milloin tahansa pyytää viestihistorian poistamista yllä olevan yhteystiedon kautta

Metan omat tietosuojakäytännöt: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy

13. Puhelinkeskustelut

Yrityspuhelinjärjestelmäämme voidaan tallentaa asiakaspuheluita palvelun laadun varmistamiseksi ja sopimusten todentamiseksi. Tallennuksista voidaan tuottaa automaattisesti tekstimuotoinen yhteenveto tekoälypalvelun avulla. Puhelutallenteet ja niiden yhteenvedot säilytetään Dataverse-asiakasrekisterissä osana asiakassuhteen viestintähistoriaa.

13. Puhelinkeskustelut

Yrityspuhelinjärjestelmäämme voidaan tallentaa asiakaspuheluita palvelun laadun varmistamiseksi ja sopimusten todentamiseksi. Tallennuksista voidaan tuottaa automaattisesti tekstimuotoinen yhteenveto tekoälypalvelun avulla. Puhelutallenteet ja niiden yhteenvedot säilytetään Dataverse-asiakasrekisterissä osana asiakassuhteen viestintähistoriaa.

14. Evästeet

Verkkosivumme käyttävät evästeitä kävijäseurantaan ja toiminnallisuuden parantamiseen. Voit hallita evästeasetuksia selaimesi asetuksista tai evästepalkin kautta sivustollamme.

15. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi. Kirjanpitolain edellyttämät tiedot säilytetään 6–10 vuotta. Markkinointiviestintään käytettyjä yhteystietoja säilytetään kunnes henkilö pyytää niiden poistamista tai perumisen jälkeen 2 vuotta.

   Arvonnan säännöt:

1. Järjestäjä

Tämän kampanjan järjestäjänä toimii Uudenmaan Aurinkovoima Oy (jäljempänä “Järjestäjä”).

Huomioitavaa on, että tämä kampanja ei ole millään tavoin Facebookin tai Instagramin järjestämä tai tukema.

2. Osallistumiskelpoisuus

Kampanjaan voivat osallistua kaikki Suomessa asuvat vähintään 18 vuotta täyttäneet yksityishenkilöt, lukuun ottamatta Järjestäjän palveluksessa olevia henkilöitä, jotka ovat olleet mukana kampanjan järjestämisessä, sekä heidän perheenjäseniään. Kampanjaan voi osallistua vain kerran per henkilö.

3. Kampanja-aika

Kampanja on voimassa ajalla 1.1.2026 – 2.12.2026.

4. Osallistuminen

Kampanjaan osallistuvat kaikki henkilöt, jotka ovat jättäneet yhteystietonsa kampanja-aikana. Jos osallistumisen yhteydessä pyydetään postiosoitetta, sen tulee olla paikallisen postin järjestelmässä oleva. Osallistuminen ei edellytä tuotteen tai palvelun ostamista tai tilaamista.

5. Palkinnot

Palkinnot arvotaan sattumanvaraisesti kampanjan aikana. Arvontajärjestelmä valitsee voittajat automaattisesti ja ilmoittaa heille välittömästi voitosta.

Jos voittajalle ilmoittaminen epäonnistuu virheellisten tietojen vuoksi, tai palkintoa ei voida toimittaa muista esteistä johtuen, tai jos voittaja on toiminut näiden sääntöjen vastaisesti, voidaan palkinto hylätä. Järjestäjällä on oikeus poistaa kilpailusta osallistujat, jotka yrittävät manipuloida tuloksia tai parantaa voitonmahdollisuuksia vilpillisin keinoin.

Palkintoja ei voi vaihtaa rahaksi tai muihin tuotteisiin.

6. Vastuu

Järjestäjä vastaa lakisääteisen arpajaisveron maksamisesta tämän kampanjan palkinnoista. Palkinnon voittaja vastaa kaikista muista kuluista, jotka liittyvät palkinnon vastaanottamiseen, käyttöön tai kampanjaan osallistumiseen. Voittaja vapauttaa Järjestäjän kaikesta vastuusta, joka liittyy kampanjaan osallistumiseen tai palkinnon vastaanottamiseen. Lisäksi voittaja vapauttaa Järjestäjän vastuusta mahdollisten palkinnon myöhempien vikojen tai käytön aikana tapahtuvien vahinkojen osalta, mukaan lukien vammat tai vauriot, jotka johtuvat kampanjaan osallistumisesta tai palkinnon käyttämisestä. Tämä vastuuvapautus ei kuitenkaan rajoita kuluttajan oikeuksia, joita heille on myönnetty kuluttajansuojalain mukaan. Järjestäjän vastuu kampanjan osallistujia kohtaan ei ylitä palkinnon arvoa tai määrää. Osallistumalla kampanjaan, osallistujat sitoutuvat noudattamaan näitä sääntöjä ja Järjestäjän päätöksiä. Järjestäjä varaa oikeuden muuttaa sääntöjä ja ilmoittaa muutoksista kampanjasivulla.