Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Uudenmaan Aurinkovoima Oy:n tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 11.04.2022, päivitetty 6.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Uudenmaan Aurinkovoima, Hermannintie 3 F, 11710 RIIHIMÄKI

Y-tunnus: 3274604-2

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sam Anckar, info@uudenmaanaurinkovoima.fi  +358 405957079

3. Rekisterin nimi

Uudenmaan Aurinkovoima Oy:n asiakasrekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja

yksiselitteinen)

tai

– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

tai

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito sekä mainonnan kohdentaminen ja markkinointi. Tietoja ei käytetä sellaiseen automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi sinulle oikeudellisia tai niihin verrattavia vaikutuksia (puhelujen kirjaukset: kohta 13).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, asennuskohteiden tiedot, tarjous- ja sopimustiedot, viestintähistoria (sähköposti, pikaviestit, puhelinkeskustelujen muistiinpanot ja litteroinnit) sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. uudenmaanaurinkovoima.fi verkkosivun www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, pikaviestisovelluksen kautta, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan luovuttaa rahoituskumppaneille (kuten Santander) tarjousprosessissa asiakkaan suostumuksella. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle käytettävien palveluntarjoajien (kohta 11) infrastruktuurin kautta, jolloin siirroissa noudatetaan EU-komission hyväksymiä vakiolausekkeita ja muita lainmukaisia suojatoimia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Pääsy asiakastietojärjestelmään vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja kaksivaiheisen tunnistautumisen.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Henkilötietojen käsittely ja käsittelijät

Asiakas- ja markkinointitietoja käsitellään alla kuvattuihin tarkoituksiin. Käsittelyssä käytetään ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä (GDPR art. 28). Jokaisen kanssa on solmittu asianmukainen tietojenkäsittelysopimus, eivätkä ne käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Kerromme pyynnöstä kunkin käsittelijän nimen.

Asiakasrekisteri ja työvälineet — asiakastietojen, sähköpostin, kalenterin ja tiedostojen ylläpito sekä verkkosivuston tarjoilu pilvipalvelussa EU-alueella.

Asiakasviestintä pikaviestisovelluksessa — viestien välitys ja tallennus asiakasrekisteriin (ks. kohta 12).

Tekstiviestit — viestien välitys puhelinnumeroon.

Uutiskirjeet ja markkinointisähköpostit — viestien lähetys sekä avausten ja linkkiklikkausten seuranta. Käsittely tapahtuu osin Yhdysvalloissa.

Tekoälyn käyttö — puhelujen tekstiversioiden yhteenveto ja luokittelu (kohta 13), viestiluonnokset ja verkkosivuston hakukentän kysymyksiin vastaaminen. Hakukenttään kirjoitettu kysymys välitetään palvelulle. Tietoja ei käytetä tekoälymallin koulutukseen. Käsittely tapahtuu osin Yhdysvalloissa.

Puhelinpalvelu – puhelut sekä puhelujen tallennus, tallenteiden säilytys ja puheentunnistus.

Ilmoitukset henkilöstölle — push-ilmoitukset puhelimiin saapuneista asiakasviesteistä ja yhteydenotoista. Ilmoitus voi sisältää lähettäjän nimen tai puhelinnumeron sekä viestin alun. Käsittely tapahtuu osin Yhdysvalloissa.

Yhdysvaltoihin tapahtuvat siirrot perustuvat EU:n komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai komission vastaavuuspäätökseen.

12. Pikaviestintä

Käytämme pikaviestisovellusta asiakasviestintään. Kun lähetät meille viestin sovelluksessa tai vastaanotat viestin meiltä:

Viesti välittyy sovelluksen tarjoajan palvelimien kautta

Viestin sisältö, lähettäjän puhelinnumero ja aikaleima tallennetaan asiakasrekisteriimme asiakassuhteen hoitamista varten

Voit milloin tahansa pyytää viestihistorian poistamista yllä olevan yhteystiedon kautta

Viestin välitykseen sovelluksessa sovelletaan myös sovelluksen tarjoajan omaa tietosuojakäytäntöä. Kerromme pyynnöstä palvelun nimen ja linkin käytäntöön.

13. Puhelinkeskustelut

Kirjaamme asiakasrekisteriin puhelumme asiakkaiden ja yhteyttä ottaneiden kanssa: ajankohdan, keston ja sen, vastattiinko puheluun.

Voimme lisäksi tallentaa puhelun. Tallenteesta tehdään automaattisella puheentunnistuksella tekstiversio ja tiivistelmä, jotka liitetään asiakassuhteen viestintähistoriaan. Niiden avulla muistamme mitä sovittiin, eikä sinun tarvitse kertoa asioita uudelleen.

Tallennuksen, puheentunnistuksen ja tallenteiden säilytyksen hoitaa puhelinpalvelun tarjoaja omassa järjestelmässään. Se vastaa tallenteiden teknisestä säilytyksestä ja tietoturvasta tietojenkäsittelysopimuksen ja omien ehtojensa mukaisesti. Asiakasrekisteriin tuodaan vain tekstiversio ja tiivistelmä, ei äänitallennetta.

Tallennamme vain puhelut, jotka koskevat asiakkuuttasi tai yhteydenottoasi.

Tekstiversion perusteella asiakasrekisterimme kirjaa myös, mitä puhelussa sovittiin: se merkitsee kiinnostuksesi, ajastaa myyjällemme muistutuksen pyytämääsi ajankohtaan ja lopettaa automaattiset viestit, jos et halua yhteydenottoja. Nämä kirjaukset ohjaavat vain myyntityötämme, eikä niillä ole sinulle oikeudellisia tai niihin verrattavia vaikutuksia. Myyjämme näkee jokaisen kirjauksen ja korjaa sen tarvittaessa. Emme käytä tallenteita mihinkään muuhun kuin tässä kerrottuun.

Voit kieltää tallennuksen puhelun alussa tai milloin tahansa ilmoittamalla siitä meille. Silloin puhelustasi kirjataan vain ajankohta ja kesto.

Peruste: oikeutettu etu (asiakassuhteen ja myynnin hoitaminen sekä sovitun dokumentointi).

 14. Tekstiviesti- ja pikaviestintä

Voimme olla yhteydessä asiakkaisiimme tekstiviestillä ja pikaviestisovelluksessa esimerkiksi tarjousten, tilaus- ja toimitustietojen, aikataulujen sekä asiakaspalvelun yhteydessä. Viestintä voi olla kaksisuuntaista: voit vastata viesteihin ja jatkaa keskustelua kanssamme samassa kanavassa.

Tätä varten käsittelemme puhelinnumeroasi sekä lähettämiesi ja vastaanottamiesi viestien sisältöä. Viestit ja niihin liittyvät lähetys- ja vastaustiedot tallennetaan asiakasrekisteriin osana asiakassuhteen viestintähistoriaa.

Viestien välittämisessä käytämme kolmansia palveluntarjoajia: tekstiviestit välitetään tekstiviestioperaattorin kautta ja pikaviestit sovelluksen tarjoajan kautta. Välittäjille luovutetaan ainoastaan viestin toimittamiseksi tarpeelliset tiedot, ja kerromme pyynnöstä kunkin välittäjän nimen.

Voit milloin tahansa pyytää lopettamaan markkinointiviestien lähettämisen vastaamalla viestiin tai ottamalla meihin yhteyttä.

15. Evästeet

Verkkosivumme käyttävät evästeitä kävijäseurantaan ja toiminnallisuuden parantamiseen. Voit hallita evästeasetuksia selaimesi asetuksista tai evästepalkin kautta sivustollamme.

16. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi. Kirjanpitolain edellyttämät tiedot säilytetään 6–10 vuotta. Markkinointiviestintään käytettyjä yhteystietoja säilytetään kunnes henkilö pyytää niiden poistamista tai perumisen jälkeen 2 vuotta. Puhelujen tiedot, tallenteet ja tekstiversiot säilytetään 24 kuukautta puhelusta.